La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez (UACJ), de acuerdo con su Ley Orgánica (artículo 19º, fracción VII), establece como responsabilidad del rector rendir un informe anual. Históricamente el proceso de integración de información proveniente de todas las dependencias universitarias se llevaba a cabo de forma manual, lo que implicaba revisar cada informe individualmente y extraer la información necesaria para crear un informe institucional consolidado. Para dimensionar la problemática atendida es necesario precisar que en el proceso de elaboración del informe institucional de actividades de la UACJ participan 23 dependencias universitarias y 127 personas que generan no solo un informe de medio tiempo e informe anual de actividades, sino que entregan información complementaria que permite validar y conocer a mayor detalle la información reportada; tal es el caso de las matrices de indicadores académicos estratégicos que se reportan trimestralmente, las bases de datos, tablas y gráficas que soportan estadísticamente la información reportada cualitativa y cuantitativamente por las dependencias universitarias; así como imágenes y otro tipo de evidencia documental de respaldo. El método manual anteriormente empleado resultaba complejo, laborioso y tardado, lo que generaba el riesgo latente de cumplir con el compromiso de entregar puntualmente un documento con las características requeridas para el informe más importante entregado por la institución anualmente.

Diseñar, desarrollar e implementar una plataforma integral que respalde los procesos de recolección, incorporación y estructuración de información institucional proveniente de todas las dependencias universitarias en un documento anual que sea capaz de visibilizar el esfuerzo de una comunidad universitaria de aproximadamente 40,000 personas; sus resultados e impactos en función de los beneficios generados en la sociedad.

• Análisis del proceso actual.
• Determinar los requerimientos del sistema.
• Análisis y diseño del sistema.
• Desarrollo del sistema.
• Pruebas e integración del sistema.
• Implementación del sistema.
• Mantenimiento y Actualización.

• Asignación eficiente de los recursos.
• Reducción en los costos en la Institución.
• Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas.
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES.
• Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES.
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo.
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional.
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos.
• Estrategias de sustentabilidad.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada:

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:

• Análisis exhaustivo de requerimientos: Se llevó a cabo una licitación adecuada de los requerimientos del sistema, asegurándose de comprender las necesidades y expectativas de los interesados.
• Pruebas exhaustivas: Se realizaron pruebas exhaustivas en cada etapa del proyecto, incluyendo pruebas unitarias, de integración y de aceptación. Esto garantizó la calidad del software desarrollado y ayudó a identificar y solucionar problemas.
• Gestión de versiones y control de cambios: Se utilizó el sistema de control de versiones GitLab institucional, para gestionar el código fuente y controlar los cambios realizados en el proyecto.
• Seguridad de la información: Se implementaron medidas de seguridad para proteger la información sensible y garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.
• Documentación detallada: Se generó una documentación completa y detallada que describió los aspectos técnicos y funcionales del proyecto. Esto facilitó el mantenimiento y la comprensión del sistema.
• Colaboración efectiva: Se fomentó una comunicación abierta y colaborativa entre los miembros del equipo, así como con los interesados del proyecto. Esto facilitó la resolución de problemas, la toma de decisiones y el logro de los objetivos establecidos.
• Recursos limitados: El proyecto pudo haber enfrentado limitaciones en términos de presupuesto, tiempo y personal. Estos recursos limitados pueden haber impactado la capacidad de implementar todas las funcionalidades deseadas.
• Cambios en los requisitos: Durante el proyecto, es posible que se hayan producido cambios en los requisitos o solicitudes adicionales por parte de los interesados. Los cambios pueden generar complejidad y ajustes en la planificación y desarrollo.
• Integración con sistemas existentes: Si el proyecto requería integrarse con sistemas o tecnologías existentes en la institución, podría haber surgido la dificultad de garantizar la compatibilidad y la interoperabilidad con dichos sistemas.
• Limitaciones de tiempo y plazos: El proyecto estuvo sujeto a plazos ajustados o fechas límite estrictas para su entrega. Esto generó presión adicional y restricciones en términos de tiempo disponible para el desarrollo, pruebas y resolución de problemas.
• Complejidad del proceso de integración: La integración de diferentes módulos, tecnologías y sistemas puede ser compleja y requerir un esfuerzo adicional para garantizar la correcta comunicación y funcionamiento conjunto de todos los componentes.
• Capacitación y adopción del sistema: La implementación de un nuevo sistema requiere una curva de aprendizaje para los usuarios finales y el personal involucrado. La capacitación y adopción exitosa del sistema pueden requerir tiempo y esfuerzo adicionales.
• Mantenimiento y soporte continuo: Una vez implementado, el proyecto requiere un mantenimiento y soporte continuo para abordar posibles problemas, realizar actualizaciones y brindar asistencia técnica a los usuarios.

• María Esther Mears Delgado: Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional
• Katya Aimee Carrasco Urrutia: Subdirección de Planeación de la Competitividad Académica
• Eunice Aranda Montoya: Jefatura de Estadística Institucional
• Jesús Arenas Martínez: Responsable de Función de Automatización de Datos Académicos
• César Alonso Rivas Flores: Responsable de Función de Automatización de Datos Académicos
• Rosaura Gatica Castillo: Jefatura de Estudios para el Desarrollo Institucional

Descripción del riesgo: Cambios en los requisitos

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse): Algunas acciones a realizar son: Comunicación efectiva, Análisis de impacto, Evaluación de prioridades, Gestión del cambio, Flexibilidad en la planificación, Flexibilidad en la planificación, Negociación y acuerdos claros, Registro y seguimiento. Con esto minimiza su impacto negativo en el proyecto.

 

Descripción del riesgo: Riesgo de incumplimiento de plazos

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse): Realizar una planificación adecuada, asignar recursos suficientes, monitorear y controlar el avance del proyecto, realizar ajustes en la programación si es necesario.

 

Descripción del riesgo: Riesgo de fallas en la seguridad de la información

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 569000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Implementar medidas y pruebas de seguridad adecuadas, auditar regularmente la infraestructura y tomar medidas para mitigar las vulnerabilidades identificadas.

 

Descripción del riesgo: Riesgo de falta de adopción por parte de los usuarios

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 89600

Acción a realizar(en caso de presentarse): Involucrar a los usuarios desde las etapas iniciales del proyecto, proporcionar capacitación y soporte continuo, comunicar los beneficios del sistema y abordar las preocupaciones de los usuarios.

Nombre de la aplicación: Plataforma para la Integración del Informe Anual de Actividades en la UACJ

Especificación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas: Axios, VueJS, Froala, Vue-material, Html2PDF, Amcharts, Microsoft-graph, Laravel, Javascript, API REST, PHP, MySQL, Apache, CSS, HTML, Web Services, Framework MVC, Bootstrap, Herramienta para generar gráficos.

Metodologías/Modelos/Prácticas o consideraciones especiales para la realización del producto: Proceso Unificado de Desarrollo de Software (PUDS), Modelo-Vista-Controlador (MVC), Autenticación de usuarios, Control de acceso, Cifrado de datos, Auditoría y registro de eventos, Firewall y protección de red, Copias de seguridad y recuperación.

Navegadores que soportan la aplicación: Firefox, Safari, Opera, Chrome.

Tipo de Aplicación Web: Desarrollo de software a la medida

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto: Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos: Desarrollo Interno

Propietario del código fuente: Desarrollo Interno

Link para consultar la aplicación: https://indicadores.uacj.mx/iaa

• Documento 1
• Documento 2
• Documento 3
• Documento 4
• Documento 5
• Video 1
• Video 2

• El mantenimiento será realizado por:

  Desarrollo Interno

• La garantía del producto es:

  Permanente

• ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?:

  Sí existen mecanismos de participación

• ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:

  Sí serán publicados

• ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:

  Se tiene planeado para toda la vigencia

• ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.)?:

  Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto