La información generada en los procesos de admisión no es utilizada para diseñar estrategias de atención diferenciada y se incorpora a los estudiantes sin atender sus perfiles individuales en el proceso enseñanza – aprendizaje. Lo que repercute posteriormente en deserción, rezago y reprobación.No se contaba con información estructurada referente a las bajas definitivas de los estudiantes, ni sobre los motivos o circunstancias que derivaron en esta situación. De igual manera, era imposible la identificación oportuna de estudiantes que dejan de reinscribirse.El seguimiento de las cohortes generacionales en los indicadores de trayectoria escolar se veía realizada con fines informativos, más que resolutivos y para generación de propuestas de mejora. Sin una herramienta ágil que diera cuenta de los indicadores de trayectoria (deserción, reprobación, rezago y eficiencia terminal) y particularizando en los casos de los estudiantes mediante indicadores de riesgo académico.La revisión de los fenómenos de trayectoria escolar se ha realizado de manera aislada y poco difundida, Por consiguiente, la información que se cuenta de la eficiencia terminal y el índice de deserción todavía presenta áreas de oportunidad para poder contar con indicadores más cercanos a las cohortes generacionales y atender los perfiles de los estudiantes.

Contar con una plataforma que permita conocer el comportamiento de la trayectoria escolar en la Universidad de Guanajuato orientado al análisis en dimensiones que se determinaron como factores críticos para la eficiencia terminal; además diseñar y desarrollar una herramienta que permita proyectar dicho comportamiento para tener una base referencial, sobre la cual comparar la trayectoria particular de cada estudiante, en un contexto de 10 años de información dentro de su programa educativo. La conjugación de ambas herramientas permitirá revisar el estado de los estudiantes y detectar de manera oportuna riesgos de deserción y de rezago, así como potenciar el desarrollo de talentos, todo esto mediante vistas que van de lo general a lo individual que entregarán resultados al Sistema Integral de Acompañamiento en la Trayectoria del Estudiante.

• Análisis documental. Se realizó un análisis documental de los indicadores de trayectoria escolar y un análisis de la base de datos transaccional. Se determinó que los indicadores de deserción, reprobación, rezago y eficiencia terminal son prioritarios. Se decidió construir un almacén de datos a partir de la base de datos transaccional para concentrar la información para minería de datos sin afectar al sistema transaccional; así como la construcción de un tablero institucional de minería de datos.
• Diseño y desarrollo de data warehouse. El data warehouse se construye en base a herramientas de extracción, transformación y carga (ETL) que responden a 10 años de información de registros escolares de cohortes generacionales por programa educativo. El almacén se integra con dimensiones más simples que responden a consultas de información históricas más rápidas y sencillas. Información considerada: Estudiantes, Profesores, Materias, Inscripciones, Calificaciones, Admisiones, Egreso y Titulación.
• Diseño y desarrollo del tablero de indicadores. El tablero se construye bajo el concepto de minería de información e inteligencia de negocios donde se responde a la necesidad de indicadores de calidad de los programas educativos generando un tablero que permite consultar la información de matrícula, nuevo ingreso, eficiencia terminal y un subtablero que permite realizar una clasificación de la población estudiantil actualmente inscrita en base a 3 dimensiones tiempo, eficiencia y rendimiento.
• Diseño y desarrollo del módulo de oportunidad y vulnerabilidad al egreso basado en una red neuronal. Se trabajó en un modelo tecnológico que permitiera clasificar y/o predecir la trayectoria de los estudiantes de forma eficiente y poder determinar, por probabilidad, cuántos estudiantes peligran en su formación educativa. Los estudiantes se clasifican en: sin riesgo, en riesgo y sin probabilidad de egreso. Se establecieron 12 dimensiones para la alimentación de la red neuronal y su aprendizaje.
• Despliegue. Liberación con grupo de control y plan piloto.

• Asignación eficiente de los recursos.
• Reducción en los costos en la Institución.
• La continuidad del negocio.
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Mejora los servicios de información en las IES.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo.
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional.
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias.
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos.
• Contempla la cobertura social.
• Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de tiempos
• Mejora en el servicio

Población beneficiada

• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:

• La utilización de API de acceso a la aplicación, ha permitido que mediante la misma cuenta de correo institucional UABC, los más de 65000 alumnos pueden acceder a esta aplicación sin crear usuarios ni contraseñas adicionales.

Limitaciones y dificultades:

• Incorporación de un colaborador con experiencia en probabilidad y estadística, quien le da otra visión a la conceptualización de la herramienta y permite incorporar los elementos de diagnóstico y tratar grandes volúmenes de información.
• Pensar de forma disruptiva en la visión de una herramienta para la toma de decisiones en el marco de inteligencia de negocios, más allá de lo transaccional.

• Dr. Luis Felipe Guerrero Agripino: Rector General de la Universidad de Guanajuato
• Dr. Héctor Efraín Rodríguez de la Rosa: Secretario General de la Universidad de Guanajuato
• Dr. Sergio Antonio Silva Muñoz: Secretario Académico
• Dr. Jorge Alberto Romero Hidalgo: Secretario de Gestión y Desarrollo
• Mtro. Francisco Javier Pérez Arredondo: Director de Administración Escolar
• Mtro. Guillermo Carrillo Gallardo: Director de Servicios y Tecnologías de la Información
• Mtro. David Cabrera Ruiz: Titular de la Unidad de Apoyo al Desarrollo Educativo
• Mtra. Marcela Flores Yurrita: Enlace Técnico de la Secretaría de Gestión y Desarrollo
• Dr. Juan Carlos Soto Patiño: Jefe del Departamento de Trayectoria del Estudiante
• Ing. José Alejandro Sánchez Ortega: Jefe de Departamento de Sistemas de Información de la DSTI
• Ing. Oscar Salazar Rodríguez: Coordinador de Ingeniería de Software de la DSTI
• Ing. Rafael Rico Villaseñor: Desarrollador de Sistemas Informáticos de la DSTI
• Lic. Osvaldo Miranda Duran: Desarrollador de Sistemas Informáticos de la DSTI
• Ing. Oscar Guillermo López Rodríguez: Jefe de Proyectos Estratégicos
• Mtro. Héctor Pérez López Portillo: Secretario Particular del Secretario de Gestión y Desarrollo

Nombre de la aplicación: PLATAFOMA DE ANALÍTICA Y CARACTERIZACIÓN DE DATOS PARA EL ACOMPAÑAMIENTO INTEGRAL EN LA TRAYECTORIA DEL ESTUDIANTE DE LA UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO.

Especificación técnica de la aplicación

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto: Proyect Management, Business Modeling, Scrum, Team Foundation Server, Redes Neuronales, Business Inteligence.

Tecnologías usadas: Python, Microsoft SQL Server, Bootstrap, API REST, Framework MVC, Web Services, Herramienta para generar gráficos, Business Intelligence, CSS, HTML, Web Services, Framework MVC, C#, Microsoft SQL Server, Apache

Navegadores que soportan la aplicación: Chrome, Safari, Internet Explorer, Firefox

Tipo de Aplicación Web: Desarrollo de software a la medida

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto: Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos: Desarrollo Interno

Propietario del código fuente: Desarrollo Interno

Link para consultar la aplicación: https://intraug.ugto.mx/TrayectoriaEscolar/#

Descripción del riesgo: Información incompleta en los registros de estudiantes.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Se establecen fechas de corte para la extracción de datos entre el sistema transaccional y su incorporación al datawarehouse.

 

Descripción del riesgo: Riesgos inherentes al uso de infraestructura tecnológica, como fallas de luz, conectividad, etc.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Existe infraestructura para asegurar la continuidad de los servicios como planta de energía, ups, tierra física, etc., sin embargo, si se presentan contingencia se escala con el equipo técnico para su atención.

• Evidencia en la plataforma
• Evidencia de gráfica en la plataforma
• Evidencia del promedio en la plataforma
• Oficio-Plataforma de analítica y caracterización de datos

• El mantenimiento será realizado por:

  Desarrollo interno

• La garantía del producto es:

  Permanente

• ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:

  Sí existen mecanismos de participación.

• ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:

  Sí serán publicados.

• ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:

  Se tiene planeado para toda la vigencia.

• ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:

  Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto.