En el año 2017, se aprueba por parte del H. Consejo Universitario un nuevo Modelo Educativo, denominado “Acalán”. Este nuevo modelo se sustenta en la filosofía de la educación para toda la vida y en la formación integral de los estudiantes, caracterizándose en dar el justo peso al conocimiento como base para el desarrollo social. Además como parte del proceso de mejora continua y en el marco del uso de las TIC en los procesos universitarios, se planteó dentro dentro del Eje 6 "Gobierno y gestión eficiente, eficaz y pertinente" del Plan de Desarrollo 2017 - 2021 como objetivo garantizar la consolidación de los sistemas de legislación, información y gestión universitaria socialmente responsable, a través de la transparencia y rendición de cuentas del desempeño institucional. Y con la llegada de la pandemia fue necesario agilizar la implementación de algunos módulos que estaban programados para el 2021 a fin de poder ofrecer los servicios a distancia para la continuidad administrativa y académica.

Consolidar el ecosistema de servicios escolares mediante la reingeniería de procesos, la actualización de sus módulos, la incorporación de Firma Electrónica Avanzada y la Bóveda Digital en apoyo a la trayectoria escolar del estudiante: de aspirante a titulado.

• Análisis y definición de los proyectos prioritarios de servicios escolares a modernizar o implementar. Entre los módulos que revisaron están: Intranet Aspirantes, integración Pago en Línea, Pago de aranceles, Inscripciones, Expediente electrónico, selección de cursos (reinscripciones), Calificaciones / Kardex, Intranet estudiante (kardex, horarios, pagos de aranceles, entre otros), Tutorías, Trayectoria Escolar, Refrendo electrónico, Becas, Prácticas profesionales, certificados electrónicos.
• Aprobación del calendario de proyectos para desarrollo en 2020 , 2021 y 2022 (tanto reingeniería o nuevos desarrollos).
• Desarrollo e implementación de módulos prioritarios.Fecha estimada ya que los módulos se liberaron por fases, dentro del periodo global del proyecto e incluso se trabajaban de manera paralela con diferentes equipos de desarrollo.
• Presentación de módulos en los que se implementaría Firma Electrónica Avanzada ante el Comité de e-FIMRA UNACAR para su valoración y aprobación.
• Pruebas y retroalimentación.Fecha estimada ya que los módulos se liberaron por fases, dentro del periodo global del proyecto.
• Capacitación a usuarios.Fecha estimada ya que los módulos se liberaron por fases, dentro del periodo global del proyecto y así se programaron las capacitaciones en funciones de las liberaciones.
• Puesta en producción de módulos.Fecha estimada ya que los módulos se liberaron por fases, dentro del periodo global del proyecto.
• Soporte y seguimiento.

• Asignación eficiente de los recursos.
• Reducción en los costos en la Institución.
• La continuidad del negocio.
• Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas.
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES.
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES.
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo.
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional.
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos.
• Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
• Contempla la cobertura social.
• Estrategias de sustentabilidad.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:

• Definición de roles, responsabilidades y calendario de actividades.
• Aplicación de la metodología SCRUM UNACAR y Documentación de los procesos y la forma en que se inter relacionan.
• Reingeniería y migración de los submódulos de escolares que se encontraban en cliente servidor a web e integración de la Firma Electrónica Avanzada.
• Asignación de presupuesto anual etiquetado como "Presupuesto Institucional de TIC " para continuidad de los proyectos establecidos en el PDI.
• Reingeniería de la base de datos con capacidad de atención transaccional para no tener problemas de conexión o saturación.
• Parte de la infraestructura de centro de datos es obsoleta y requiere actualización a la brevedad.
• Procesos no se automatizaron por completo por falta de políticas de control a nivel institucional.
• Falta de capacitación de algunos de los grupos de usuarios (gestores de programas) por rotación de personal constante.
• Compromiso de la alta dirección por emprender cambios en la forma en la que se ejecuta la gestión a través de procesos automatizados para ofrecer un mejor servicio de acuerdo a los estándares del SGC y plasmarlo como un compromiso dentro del PDI vigente.
• La formación de un equipo multidisciplinario para este proyecto fue de suma importancia para potencializar las buenas prácticas en dependencia del punto de vista de la unidades administrativas y normativas.
• Reingeniería y Documentación de los procesos.
• Diseño de una interfaz amigable al usuario.
• En materia de desarrollo se implementó un código legible, se crearon funciones y clases separadas por acción para un mejor mantenimiento de la plataforma.

• Mtra. Elizabeth Ojeda Castillo: Directora de Control Escolar
• Mtra. Erika Sánchez Chablé: Coordinadora General de TIC
• LI. Faustino Sánchez Jiménez: Jefe de Unidad de Desarrollo de Sistemas Académicos
• Mtro. Raúl Arturo Peralta: Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas y Servicios Web
• Ing. Jesús Manuel Esteban Zurita: Analista programador
• Ing. José Eduardo Córdoba de la Rosa: Analista programador

Descripción del riesgo: Falta de conexión a Internet

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 100000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Habilitación del enlace secundario con diferente proveedor de internet. Operación local.

 

Descripción del riesgo: Daño de los servidores (BD y aplicación)

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 70000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Aplicación de póliza de soporte, plan de mantenimiento preventivo anual (2 veces al año). Habilitación de servidor de respaldo. Respaldos automatizados.

 

Descripción del riesgo: Falta de energía eléctrica.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 75000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Entrada en funcionamiento de la planta de energía. Mantenimiento anual a UPS y planta de energía. Pruebas de arranque cada determinado tiempo.

Nombre de la aplicación: Sistema Universitario de Control Escolar

Especificación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas: Internet Information Server, .Net, Oracle, CSS, HTML, JQuery, Firma electrónica, Web Services, Bootstrap.

Metodologías/Modelos/Prácticas o consideraciones especiales para la realización del producto: Metodología Scrum UNACAR, Ley General de Educación Superior, ISO 9001, Reglamento de Firma Electrónica Avanzada de la UNACAR, Modelo Educativo Acalán, Reglamento de Alumnos, Ley Orgánica y Estatuto General UNACAR, Estándar DGP títulos electrónicos.

Navegadores que soportan la aplicación: Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari

Tipo de Aplicación Web: Desarrollo de software a la medida, Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto: Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos: Desarrollo Interno

Propietario del código fuente: Desarrollo Interno

Link para consultar la aplicación: https://robalo.unacar.mx/suceweb100/ - https://robalo.unacar.mx/intra_preins/ - https://charal.unacar.mx/sauce/ - https://robalo.unacar.mx/sibec/ - https://robalo.unacar.mx/sises/

• Documento 1
• Documento 2
• Documento 3
• Documento 4
• Documento 5
• Documento 6
• Documento 7
• Documento 8
• Enlace 1

• El mantenimiento será realizado por:

  Desarrollo Interno

• La garantía del producto es:

  Permanente

• ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?:

  Sí existen mecanismos de participación

• ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:

  Sí serán publicados

• ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:

  Se tiene planeado para toda la vigencia

• ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.)?:

  Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto