Dentro de los retos principales para las instituciones educativas, se encuentra el contar con datos estadísticos confiables y actualizados, tanto para desarrollar una planeación y toma de decisiones adecuadas, así como para responder a solicitudes de información de organismos acreditadores de los programas educativos, órganos de control internos y externos, organismos de transparencia, entre otros. El crecimiento de la población estudiantil de la UACJ en sus diferentes institutos y divisiones multidisciplinarias, ha incrementado consecuentemente la complejidad de los procesos académicos y administrativos. Particularmente en el caso del procesamiento de los datos estadísticos, estos se procesan en hojas de cálculo (Excel), que, considerando el alto volumen de información por analizar, se traduce en un obstáculo para dar respuesta inmediata a solicitudes de información o generar indicadores de calidad académica que permitan la toma de decisiones adecuadas. Otro desafío que enfrenta la institución se encuentra en la gestión de información institucional, desde su recolección hasta su análisis. Por otra parte, la información que es recolectada de las dependencias universitarias es empleada para generar estadística y reportes. El proyecto busca abordar la problemática de la falta de datos confiables, la necesidad de estandarizar procesos, optimizar la gestión de información y agilizar los tiempos de respuesta en la UACJ.

Diseñar, desarrollar e implementar un sistema que automatice la recopilación, análisis y emisión de indicadores de trayectoria escolar, utilizando herramientas de análisis descriptivo, con el fin de proporcionar a la institución indicadores que permitan diseñar estrategias y acciones que fortalezcan el seguimiento y acompañamiento de los estudiantes, la mejora de los programas educativos, el diseño de nueva oferta académica, entre otros. Este objetivo general comprende el diseño y desarrollo de sistemas de adquisición de datos de estudiantes adaptados a diferentes formatos, con el propósito de obtener información actualizada y precisa. El sistema también contempla la creación de una plataforma de indicadores institucionales accesible para la comunidad universitaria. Esta plataforma proporcionará a estudiantes (35,384), profesores (2,356) y personal administrativo (1,246) un medio eficiente para consultar y analizar los indicadores de trayectoria escolar, facilitando una toma de decisiones informada y estratégica en relación con la planificación académica y la gestión institucional.

• Análisis del proceso actual.
• Determinar los requerimientos del sistema.
• Análisis y diseño del sistema.
• Desarrollo del sistema.
• Pruebas e integración del sistema.
• Implementación del sistema.
• Mantenimiento y Actualización.

• Asignación eficiente de los recursos.
• Reducción en los costos en la Institución.
• Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas.
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES.
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES.
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo.
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional.
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias.
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos.
• Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
• Contempla la cobertura social.
• Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.
• Estrategias de sustentabilidad.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:

• Análisis exhaustivo de requerimientos: Se llevó a cabo una elicitación adecuada de los requerimientos del sistema, asegurándose de comprender las necesidades y expectativas de los interesados.
• Pruebas exhaustivas: Se realizaron pruebas exhaustivas en cada etapa del proyecto, incluyendo pruebas unitarias, de integración y de aceptación. Esto garantizó la calidad del software desarrollado y ayudó a identificar y solucionar problemas.
• Gestión de versiones y control de cambios: Se utilizó el sistema de control de versiones GitLab institucional, para gestionar el código fuente y controlar los cambios realizados en el proyecto.
• Seguridad de la información: Se implementaron medidas de seguridad para proteger la información sensible y garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.
• Colaboración efectiva: Se fomentó una comunicación abierta y colaborativa entre los miembros del equipo, así como con los interesados del proyecto. Esto facilitó la resolución de problemas, la toma de decisiones y el logro de los objetivos establecidos.
• Recursos limitados: El proyecto pudo haber enfrentado limitaciones en términos de presupuesto, tiempo y personal. Estos recursos limitados pueden haber impactado la capacidad de implementar todas las funcionalidades deseadas.
• Cambios en los requisitos: Durante el proyecto, es posible que se hayan producido cambios en los requisitos o solicitudes adicionales por parte de los interesados. Los cambios pueden generar complejidad y ajustes en la planificación y desarrollo.
• Integración con sistemas existentes: Si el proyecto requería integrarse con sistemas o tecnologías existentes en la institución, podría haber surgido la dificultad de garantizar la compatibilidad y la interoperabilidad con dichos sistemas.
• Limitaciones de tiempo y plazos: El proyecto estuvo sujeto a plazos ajustados o fechas límite estrictas para su entrega. Esto generó presión adicional y restricciones en términos de tiempo disponible para el desarrollo, pruebas y resolución de problemas.
• Complejidad del proceso de integración: La integración de diferentes módulos, tecnologías y sistemas puede ser compleja y requerir un esfuerzo adicional para garantizar la correcta comunicación y funcionamiento conjunto de todos los componentes.
• Capacitación y adopción del sistema: La implementación de un nuevo sistema requiere una curva de aprendizaje para los usuarios finales y el personal involucrado. La capacitación y adopción exitosa del sistema pueden requerir tiempo y esfuerzo adicionales.
• Mantenimiento y soporte continuo: Una vez implementado, el proyecto requiere un mantenimiento y soporte continuo para abordar posibles problemas, realizar actualizaciones y brindar asistencia técnica a los usuarios.

• María Esther Mears Delgado: Directora General de Planeación y Desarrollo Institucional
• Katya Aimeé Carrasco Urrutia: Subdirectora de Planeación de la Competitividad Académica
• Eunice Aranda Montoya: Jefatura de Estadística Institucional
• César Alonso Rivas Flores: Responsable de Función de Automatización de Datos Académicos
• Jesús Arenas Martínez: Responsable de Función de Automatización de Datos Académicos
• Rosaura Gatica Castillo: Jefatura de Estudios para el Desarrollo Institucional

Descripción del riesgo: Riesgo de falta de adopción por parte de los usuarios

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse): Involucrar a los usuarios desde las etapas iniciales del proyecto, proporcionar capacitación y soporte continuo, comunicar los beneficios del sistema y abordar las preocupaciones de los usuarios.

 

Descripción del riesgo: Cambios en los requisitos

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse): Algunas acciones a realizar son: Comunicación efectiva, Análisis de impacto, Evaluación de prioridades, Gestión del cambio, Flexibilidad en la planificación, Flexibilidad en la planificación, Negociación y acuerdos claros, Registro y seguimiento. Con esto minimiza su impacto negativo en el proyecto.

 

Descripción del riesgo: Riesgo de incumplimiento de plazos

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse): Realizar una planificación adecuada, asignar recursos suficientes, monitorear y controlar el avance del proyecto, realizar ajustes en la programación si es necesario.

Nombre de la aplicación: Plataforma de Indicadores de Trayectoria Escolar en la UACJ

Especificación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas: Axios, VueJS, Vue-material, Amcharts, Microsoft-graph, Laravel, Javascript, Apache, PHP, MySQL, CSS, HTML, Web Services, Framework MVC, Bootstrap, Herramienta para generar gráficos, API REST

Metodologías/Modelos/Prácticas o consideraciones especiales para la realización del producto: Proceso Unificado de Desarrollo de Software (PUDS), Modelo-Vista-Controlador (MVC), Autenticación de usuarios, Control de acceso, Anonimización de datos, Auditoría y registro de eventos, Firewall y protección de red, Copias de seguridad y recuperación.

Navegadores que soportan la aplicación: Chrome, Firefox, Safari, Opera

Tipo de Aplicación Web: Desarrollo de software a la medida

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto: Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos: Desarrollo Interno

Propietario del código fuente: Desarrollo Interno

Link para consultar la aplicación: https://indicadores.uacj.mx/te

• Documento 1
• Documento 2
• Documento 3
• Documento 4
• Documento 5
• Video 1
• Video 2

• El mantenimiento será realizado por:

  Desarrollo Interno

• La garantía del producto es:

  Permanente

• ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?:

  Sí existen mecanismos de participación

• ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:

  Sí serán publicados

• ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:

  Se tiene planeado para toda la vigencia

• ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.)?:

  Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto