1. Mejora en el registro de aspirantes a convocatorias de posgrado para optimizar el tiempo de postulación a un programa.2. Conformación de expedientes digitales de los estudiantes para agilizar la gestión administrativa y cumplimiento de la normativa institucional.3. Estandarización del proceso en la UJED, desde la asignación de materias hasta la captura de calificaciones, para garantizar uniformidad y eficiencia.4. Implementación de servicios en línea para trámites que pueden consultarse desde cualquier parte con acceso a internet.5. Implementación de herramientas que faciliten la detección de información faltante del alumno.6. Mejora de la comunicación con los alumnos para una interacción más efectiva.7. Generación y evaluación de indicadores académicos, junto con la recopilación de información estadística.8. Interfaz amigable accesible en línea desde cualquier dispositivo: PC, laptop o móvil.9. Manejo de la información para el seguimiento de egresados.

El propósito fundamental del Sistema de Información del Posgrado Universitario es gestionar de manera eficiente y transparente el proceso de la trayectoria académica de los estudiantes en los programas de posgrado ofrecidos por la Universidad Juárez del Estado de Durango.

• 1. Se llevó a cabo un estudio diagnóstico en las unidades académicas sobre los procesos administrativos y de trayectoria académica del posgrado en la UJED.
• 2. Derivado del diagnóstico realizado se establecieron los procesos que el SIPU debería cubrir y se diseñó el proyecto ejecutivo para la programación del sistema.
• 3. El proyecto ejecutivo y sus flujogramas fueron entregados al departamento de Desarrollo de Sistemas.
• 4. Además, se presentaron propuestas al Departamento de Desarrollo de Sistemas en formato de presentaciones de PowerPoint, las cuales estaban fundamentadas en los requerimientos específicos de cada posgrado.
• 5. El Departamento de Sistemas inició la creación del Sistema de Información del Posgrado Universitario.
• 6. Preparación Técnica:*Formación del equipo técnico, definición de roles, Project manager, base de datos, desarrollo FrontEnd, desarrollo BackEnd, QA y diseño Web*Analizar opciones de mercado con software libre para el desarrollar código en ambiente web*Análisis en las necesidades de recursos en equipos como: servidores y comunicaciones para el hospedaje de sitio tanto en producción como pruebas*Configuración Git para control de versiones*Definición y configuración del sitio: sipu.ujed.mx
• 7. Análisis de información e Identificación de procesos:*Análisis de procesos de acuerdo a diagramas*Análisis de nuevos procesos de acuerdo a la interrelación con otros sistemas*Rediseñar flujogramas de los nuevos procesos*Identificación de tipos de usuarios y asignación de roles*Analizar el contenido de cada uno de los portales de acuerdo a las actividades desarrolladas en cada parte del proceso*Analizar la información generada en la colaboración entre todos los entes que intervienen.
• 8. Diseño de esquema de Base de Datos: prueba y produccióna.Diseño de la estructura de Base de Datos: Esquema para SIPU: tables, views, constraints, triggers, packages, functions. De acuerdo al resultado del análisis de información de los procesos.Esquema para administración: usuarios, mensajes personalizados, derechos de usuario y módulos.b.Creación de objetos BD, relaciones e integridad con otros esquemas: finanzas, servicios escolares, recursos humanos.c.Implementar rutinas de conectividad.
• 9. Página Web*Diseño, estructura y contenido de la pagina*Implementar funcionalidad en página, creación de API’s, realizar conectividad con la BD para la publicación de convocatorias*Análisis y Diseño de la autenticación segura, validación de cuentas, contraseñas y proceso de cambio de contraseñas.*Publicación de pagina.
• 10. Desarrollo del sistema: backend, frontend, diseño de interfaz, pruebas de conectividad, pruebas de funcionalidad, pruebas de validación de información en BD.*Portal de coordinación del posgrado*Portal de Aspirantes*Portal de entrevistadores*Portal del comité de admisión*Portal de la dirección del posgrado *Portal de Alumnos*Portal de académicos*Portal de servicios escolares*Administración de usuarios.
• 11. Se crearon instructivos de trabajo para los procesos de selección de aspirantes, inscripción, reinscripción, egreso, titulación y revisión y actualización de plantillas.
• 12. Una vez avanzado el sistema, se comenzaron a elaborar manuales de usuario y tutoriales para compartir con las Unidades Académicas, brindándoles la oportunidad de consultarlos cuando sea necesario. En proceso de mejoras.
• 13. Simultáneamente, se entablaron conversaciones con diversas áreas de la UJED, como la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos, para abordar temas relacionados con la plantilla docente, y con la Dirección de Servicios Escolares, con el fin de dar de alta planes de estudio, materias, verificar los documentos del alumno y asignar la matrícula.
• 14. Se realizaron pruebas con grupos específicos, incluyendo un mayor número de alumnos, para asegurar el correcto funcionamiento de los desarrollos en curso.
• 15. El Sistema de Información del Posgrado Universitario fue presentado a toda la comunidad en el Auditorio Universitario de la UJED. En el evento participaron todas las áreas involucradas en el proceso, incluyendo Rectoría, Institutos, Facultades, Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos, Dirección de Servicios Escolares, Departamento de Desarrollo de Sistemas y Administrativos.
• 16. Se llevaron a cabo capacitaciones sobre los diferentes módulos del SIPU para que todos tuvieran conocimiento sobre las herramientas que ofrece el sistema y así fortalecer el funcionamiento del posgrado.
• 17. Se han realizado mapeos de cada proceso para detectar posibles problemas y así realizar mejoras en el sistema.
• 18. Como proceso de mejora continua, actualmente se está trabajando la detección de lagunas en los procesos y observaciones recibidas de los usuarios para atender las oportunidades de mejora.

• Asignación eficiente de los recursos.
• Reducción en los costos en la Institución.
• Finanzas sanas.
• Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas.
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES.
• Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo.
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES.
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo.
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional.
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias.
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Limitaciones y dificultades

• Resistencia de los administradores para la comunicación de diversas bases de datos, que trabajaban de manera aislada.
• Resistencia de parte de los Coordinadores de Posgrado en adaptarse a nuevos esquemas de administración.
• Rotación de personal no capacitado para el uso del sistema.
• El SIPU sólo se limita a la trayectoria académica de los estudiantes de posgrado, desde aspirante hasta egresado.

Buenas prácticas:

• Realizar un mapeo de todo el sistema, tanto del proceso sustantivo como los procesos de soporte, además de las experiencias obtenidas de la ejecución, esto con la finalidad de seguir optimizando aquellos procesos que puedan ser mejorables.
• Se procura que la interacción que tienen las diferentes áreas de la UJED, sea oportuna y adecuada para el buen funcionamiento del SIPU, teniendo reuniones periódicas, consultando sus puntos de vista y sus necesidades.
• De manera periódica se busca que la información que genera indicadores sea lo más transparente posible para que pueda utilizarse por instancias como la Dirección de Servicios Escolares, Subsecretaría General Académica, Contraloría, entre otros.

• Dr. Jaime Fernández Escárzaga: Director de la Dirección Institucional de Posgrado e Investigación
• Jesús Álvaro Martínez Hinojosa: Coordinador y administrador BD Departamento de Sistemas
• Gloria Adriana García Aquino: Project manager
• Juan Carlos Melero Hernández: Desarrollador Sr
• Oscar Gutiérrez Gómez: Desarrollador Sr
• Hiram Weiman Vela: Desarrollador Sr
• Rubí Lira: Desarrollador Jr
• Francisco Soto Meléndez: Desarrollador Jr
• Erick Michell Campos Mendiola: Coordinador Institucional de Posgrado
• Gabriela Enríquez Ontiveros: Coordinadora de difusión e Innovación
• Esmeralda Rivera Flores: Coordinadora contable de proyectos extraordinarios

Nombre de la aplicación: Sistema de Información del Posgrado Universitario

Especificación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas: Bootstrap, API REST, Business Intelligence, CSS, HTML, Web Services, Framework MVC, Java, Oracle, Apache

Navegadores que soportan la aplicación: Chrome

Tipo de Aplicación Web: Desarrollo de software a la medida, Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto: Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos: Desarrollo Interno

Propietario del código fuente: Desarrollo Interno

Link para consultar la aplicación: https://www.sipu.ujed.mx/

Descripción del riesgo: La interrupción del servidor hace imposible la navegación en el sistema y el cumplimiento de los procesos de la trayectoria académica.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Tener respaldo de la información que se encuentra en el servidor, a través de una nube o servidor “espejo”.

 

Descripción del riesgo: La información proporcionada por otros sistemas que alimentan al SIPU no es la adecuada o presenta errores.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Se generaron pantallas que permiten consultar en tiempo real la información que generan los otros sistemas.

 

Descripción del riesgo: El usuario no cuenta con el conocimiento adecuado antes de usar las herramientas que ofrece el sistema.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Se tiene contemplado realizar, además de los tutoriales y manuales, jornadas intensivas de capacitación.

• Presentación
• Interfaz del sistema
• Portada del Manual SIPU
• Postulación SIPU
• Anexo II. Potencial de Transferencia de Soluciones TIC
• URL: SIPU
• URL: dipi.ujed.mx
• YouTube: DIPI UJED

• El mantenimiento será realizado por:

  Desarrollo interno

• La garantía del producto es:

  Permanente

• ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:

  Sí serán publicados.

• ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:

  No existirán mecanismos para este proyecto.

• ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:

  Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto.

• ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:

  Se tiene planeado para toda la vigencia.