De acuerdo con las políticas internas derivadas de la certificación ISO 14001:2008, se identificaron las áreas de oportunidad con respecto a la utilización correcta de los recursos significativos definidos por el Sistema de Gestión Ambiental, encontrando un impacto en el uso excesivo de papel, para los controles y reportes de estadía (tesina), como única opción de titulación del Subsistema Tecnológico.En este sentido, la operación de este proceso en papel, generaba impactos negativos en el seguimiento y control de los procesos académicos, tales como: cambios de proyecto, asignación de asesor, empresa o ajustes en los objetivos, produciendo retrasos importantes e impactando en las actividades administrativas que los estudiantes deben realizar para su titulación.Asimismo; el proceso no sistematizado generaba tiempos excesivos en el proceso académico y administrativo de la titulación, además de que no existían controles confiables acerca de la autenticidad de los datos, procesos y validaciones de cada uno de los autores involucrados en el proceso.Además de lo anterior, la impresión de las tesinas generaron un problema de saturación en la biblioteca con base la infraestructura física con la que se cuenta, así como también el impacto en aspectos ambientales en el uso excesivo de tóner, que no era congruente con la política institucional ISO 14001.

Diseñar e implementar una plataforma informática que sistematice los procesos académicos, administrativos y de vinculación de las estadías profesionales como única modalidad de titulación de la Universidad Tecnológica de Jalisco.

• Análisis de requerimientos del sistema y usuario, con base al mapeo de procesos y necesidades de las áreas involucradas.
• Diseño del prototipo de interfaces, bases de datos y validación por el usuario.
• Desarollo e implementación de los módulos del sistema para cada uno de los procesos y reportes, así como integración con la base de datos.
• Diseño e implementación del plan de pruebas.
• Pilotaje en programas educativos de la División Económica Administrativa y de Química Aplicada para la verificación de cada uno de los procesos.
• Retroalimentación del proceso de pilotaje y consideración de ajustes.

• Asignación eficiente de los recursos
• Reducción en los costos en la Institución
• La continuidad del negocio
• Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
• Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Contempla la cobertura social.
• Estrategias de sustentabilidad

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:

• Estandarización del proceso en todos los Programas Educativos
• Sistematización de los procedimientos de asignación, seguimiento y evaluación de titulación.
• Control documental en los procesos para dar cumplimiento a las recomendaciones de los organismos acreditadores de COPAES.
• Control documental en los procesos para dar cumplimiento a las recomendaciones de los organismos certificadores de ISO.
• Trazabilidad del desempeño académico de los estudiantes para la determinación de vulnerabilidades que impacten en indicadores de deserción y reprobación.
• Suficiencia presupuestal para la actualización y equipamiento tecnológico, capacitación técnica, especialización del equipo técnico y licenciamiento.
• Procesos de gestión efectivos para la actualización del control documental, normatividad ypolíticas institucionales para la implementación del proyecto.
• Resistencia al cambio del personal docente y administrativo sobre los procesos de mejoracontinua relacionados con la integración de las TIC en los procesos académicos y administrativos.
• Limitaciones del calendario escolar para el desahogo de los procesos administrativos y las actividades y demanda de la empresa.

• Héctor Pulido González: Rector
• Hassem Rubén Macías Brambila: Director de Tecnologías
• Jorge Eleazar Rodríguez Álvarez: Director de la División Económico Administrativa
• Martha Berenice Cervantes Díaz: Jefa del Departamento de Sistemas
• Judith Chávez López: Jefa del Departamento de Prácticas, Estadías y Servicio Social
• Adriana Alejandra Monsivais Trejo: Coordinadora del Departamento de Sistemas de Información

Descripción del riesgo: Falta de seguimiento a la evaluación y retroalimentación de estadía.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Generación de informes de actividades y avances de los actores involucrados a las áreas académicas.

 

Descripción del riesgo: Disponibilidad de reportes por saturación de almacenamiento de repositorio institucional.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 500000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Incremento de capacidad de almacenamiento de acuerdo con el incremento de matrícula, proyección de retención de estudiantes y el histórico.

 

Descripción del riesgo: Interrupción del servicio de energía eléctrica y del servicio de internet

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Seguimiento con el proveedor para el restablecimiento de los servicios y búsqueda de fondosextraordinarios para fortalecer un esquema energético y de conectividad redundante.

 

Descripción del riesgo: Accesos no autorizados por ataques informáticos.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 1000000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Actualización de las medidas de seguridad informática en el SITE y la infraestructura.

Descripción del riesgo: Obsolescencia del sistema

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Realizar las actualizaciones necesarias de acuerdo con las versiones y disponibilidad del mercado en las tecnologías utilizadas.

• Asignación de proyectos de estadia
• Alumnos en Estadia
• Oficios de asignación de estadia
• URL:Acerca del sistema Ágora
• URL: Ing. en Desarrollo y Gestión de Software
• Oficio del proyecto
• Potencial de transferencia de soluciones TIC