El proyecto surge de la necesidad de optimizar la gestión y agilizar los procesos en la Dirección de Educación Digital (DED) de la Universidad Autónoma de Nuevo León. La alta demanda de recursos educativos digitales y cursos en modalidades no escolarizadas y mixtas hace necesario disminuir los tiempos de elaboración para lograr un mayor alcance. Para ello, se propone la implementación de un cronograma y un sistema que simplifique y optimice las labores diarias. Este nuevo proceso, denominado "Metodología SWIFT", tiene como finalidad beneficiar tanto a los departamentos internos como a proyectos externos dirigidos a organismos del sector empresarial y otros ámbitos.La implementación de esta metodología busca incrementar la productividad institucional optimizando recursos y reduciendo los tiempos de elaboración de unidades de aprendizaje en línea. El proyecto de implementación de la Metodología SWIFT en Instituciones de Educación Superior responde a la necesidad de optimizar procesos educativos, especialmente en modalidades mixtas y no escolarizadas. Esta metodología agiliza el diseño y producción de materiales educativos, adaptándose a nuevas tecnologías y mejorando la experiencia de aprendizaje interactivo. Además, aborda las actualizaciones necesarias para rediseñar cursos y programas educativos acorde a las nuevas tendencias tecnológicas y demandas del mercado laboral y educativo, buscando eficientizar los procesos.

El objetivo de este proyecto es implementar la Metodología SWIFT para agilizar la coordinación de proyectos en la Dirección de Educación Digital de la UANL. Esta metodología, aplicada a través de las TIC en los diversos departamentos, busca mejorar la gestión de recursos educativos digitales y de unidades de aprendizaje en modalidades no escolarizadas y mixtas. Al reducir significativamente los tiempos de elaboración, se incrementará la productividad institucional. La Metodología SWIFT también tiene como meta estandarizar los procesos de diseño y producción de materiales educativos, garantizando coherencia y calidad en los productos finales. Integrando TIC avanzadas, se facilitará la colaboración entre equipos multidisciplinarios, mejorando la comunicación y coordinación de tareas, lo que fomentará la innovación en el ámbito educativo.Se pretende además crear un entorno de trabajo flexible y adaptable, capaz de responder rápidamente a las demandas del mercado laboral y educativo. Con la optimización de recursos y tiempos de producción, la universidad podrá ofrecer más cursos y programas actualizados, atendiendo mejor las necesidades de estudiantes y usuarios. La adopción de la Metodología SWIFT busca posicionar a la universidad como un referente en metodologías innovadoras para la educación digital. Esto permitirá a la Universidad Autónoma de Nuevo León mantenerse a la vanguardia de la educación digital.

• Diagnóstico del estado actual: Se revisaron meticulosamente las metodologías de trabajo y se analizó la carga de unidades de aprendizaje por semestre, identificando áreas de mejora y oportunidades de optimización.
• Revisión de los fundamentos de las metodologías ágiles: Se realizó un estudio detallado sobre Scrum y Design Thinking, con el objetivo de entender cómo estas metodologías podrían aplicarse para mejorar la eficiencia en la Dirección de Educación Digital.
• Determinación de los fines del proyecto: Se llevó a cabo un proceso de análisis exhaustivo para establecer claramente los objetivos del proyecto, centrándose en la optimización de procesos y la mejora de la eficiencia en todas las áreas de la Dirección de Educación Digital.
• Determinación de las actividades realizadas por área: Se delinearon las funciones y responsabilidades de cada equipo, incluyendo diseño gráfico, diseño instruccional, producción audiovisual, tecnologías para el aprendizaje y administración, asegurando una distribución clara de tareas y roles.
• Determinación de las actividades de los expertos en contenido: Se definió el rol de los profesores de cada facultad/preparatoria al trabajar con el equipo de la DED en el desarrollo de los cursos, garantizando una colaboración efectiva.
• Establecimiento de un orden y porcentaje en las actividades por área: Se diseñó una estructura sólida para el tratamiento de los contenidos y el desarrollo de cursos y recursos en modalidades no escolarizadas y mixtas, garantizando coherencia y eficacia en el proceso. Se realizó un análisis cuidadoso para asegurar una distribución equitativa de responsabilidades y recursos entre las áreas involucradas en el proyecto, y hacer la determinación de los porcentajes de colaboración de cada área.
• Desarrollo de políticas de servicio: Se definieron condiciones claras para el trabajo en el proyecto, así como las consecuencias de incumplir con las actividades en tiempo y forma, estableciendo un marco de referencia para la ejecución del proyecto.
• Establecimiento de un modelo de cronograma y de reporte quincenal: Se diseñó un plan detallado que permitió visualizar las actividades a realizar y los plazos correspondientes, facilitando la gestión del tiempo y los recursos del proyecto de manera eficiente. Se diseñó un formato estructurado para comunicar el progreso del proyecto, los hitos alcanzados y los desafíos encontrados, permitiendo una evaluación continua y una toma de decisiones informada.
• Establecimiento de Matriz de Comunicaciones y procesos para el resguardo de información: Se definieron los canales y protocolos de comunicación dentro del equipo de trabajo y con otras partes interesadas, garantizando una comunicación efectiva y fluida en todas las etapas del proyecto. Se implementaron medidas de protección y procedimientos para el manejo adecuado de la información sensible del proyecto, asegurando su seguridad y confidencialidad.
• Reuniones con el equipo de trabajo de la DED: Durante todo el desarrollo del proyecto, se llevaron a cabo reuniones para proporcionar información detallada sobre del mismo, discutir roles y expectativas, y fomentar la colaboración y el compromiso de todo el equipo hacia el éxito del proyecto.
• Primer pilotaje del proyecto: Se realizó implementando la metodología en un proyecto piloto con la Facultad de Ciencias Químicas, abarcando 9 unidades de aprendizaje en la carrera de Químico Farmacéutico Biólogo, permitiendo probar y ajustar la metodología en un entorno real antes de su implementación completa con todos los proyectos de la Dirección.
• Implementación de la Metodología Swift en las Unidades de Aprendizaje a desarrollar en el Semestre Enero-Junio 2024. De 10 dependencias de la Universidad, se trabajaron 9 proyectos, conjuntando 78 UAs que serán impartidas en el semestre Agosto-Diciembre 2024.

• Asignación eficiente de los recursos.
• Reducción en los costos en la Institución.
• Atracción de recursos externos.
• Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo.
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo.
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional.
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias.
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos.
• Estrategias de sustentabilidad.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de tiempos
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:

• Definir y comunicar claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo y área operativa asegura que todos comprendan sus roles específicos, reduciendo confusiones y aumentando la eficiencia y efectividad del trabajo colaborativo.
• Implementar una estructura detallada de actividades y gestionar el tiempo de manera eficiente mediante cronogramas y modelos de reporte permite un seguimiento riguroso del progreso del proyecto, asegurando que los plazos se cumplan.
• Proporcionar formación detallada y continua sobre nuevas metodologías y herramientas tecnológicas asegura una adopción más rápida y eficiente por parte del personal, facilitando la transición y mejorando la productividad.
• Establecer canales claros de comunicación y fomentar la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos mejora la cohesión y la eficiencia del proyecto, evitando duplicaciones de esfuerzos y malentendidos.
• La combinación de Microsoft Teams para la comunicación y Nexus LMS para la gestión de cursos demostró ser una solución robusta, proporcionando medios que facilitantanto la comunicación en tiempo real como la administración de recursos educativos.
• Adoptar metodologías ágiles como Scrum y Design Thinking permite una entrega iterativa y una adaptación rápida a los cambios, mejorando la capacidad de respuesta del equipo a las necesidades y expectativas de los estudiantes.
• Involucrar a los profesores y expertos en contenido desde el inicio y definir claramente sus roles y responsabilidades asegura una colaboración efectiva, mejorando la calidad y relevancia de los cursos y materiales educativos producidos.
• Mantener una actitud flexible y adaptable frente a cambios en tendencias tecnológicas y enfoques educativos permite al equipo ajustarse rápidamente a nuevas circunstancias, garantizando la relevancia y efectividad continua del proyecto.

• Rosario Lucero Cavazos Salazar: Directora de Educación Digital
• Diego Alan Adame García: Colaborador del Área de Tecnologías para el Aprendizaje
• Abraham Reyes Muñiz: Colaborador del Área de Tecnologías para el Aprendizaje
• Frida Sofía Margarita Villarreal Aguilar: Responsable financiera
• Karina Luna Torres: Coordinador del Área de Diseño Instruccional
• Hugo Martín de Jesus Ibarra Elizondo: Coordinador del Área de Tecnologías para el Aprendizaje
• Rafael Oliver García Trigos: Coordinador del Área de Comunicación y Vinculación
• Analilia Padilla García: Coordinadora del Área de Administración
• Luis Ángel Báez Patlán: Coordinador del Modelo de Educación Digital

Descripción del riesgo: Cambios en las tendencias tecnológicas o enfoques educativos durante la implementación del proyecto: La rápida evolución de la tecnología y las metodologías educativas puede llevar a cambios en los requisitos del proyecto que no se anticiparon al inicio.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Mantenerse al día con las tendencias tecnológicas y educativas mediante la formación continua y el monitoreo de los desarrollos en el campo, y tener flexibilidad en el plan del proyecto para adaptarse a cambios inesperados.

 

Descripción del riesgo: Falta de adopción de la Metodología SWIFT por parte del personal: La resistencia al cambio o la falta de comprensión sobre los beneficios de la nueva metodología podría llevar a una adopción lenta o incompleta.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Desarrollar un plan de comunicación y capacitación detallado para explicar los beneficios de la Metodología SWIFT y proporcionar soporte continuo durante la transición.

 

Descripción del riesgo: Problemas técnicos con las herramientas digitales utilizadas (Microsoft Teams, Nexus LMS): Fallas en las plataformas digitales podrían interrumpir la comunicación y la gestión de cursos, afectando la eficiencia del proyecto.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Implementar protocolos de respaldo de datos, mantenerse actualizado con las últimas versiones de software, y tener un equipo de soporte técnico disponible para abordar problemas rápidamente.

 

Descripción del riesgo: Cambios en las políticas institucionales o presupuesto reducido: Cambios repentinos en las políticas institucionales o recortes presupuestarios podrían afectar los recursos disponibles para el proyecto.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Mantener una comunicación abierta con las partes interesadas y adaptar el plan del proyecto según sea necesario en respuesta a cambios en las políticas o presupuestos.

 

Descripción del riesgo: Disminución en la llegada de alumnos de servicio social y prácticas profesionales: La disminución en el número de alumnos que participen en el servicio social y prácticas profesionales podría reducir el apoyo disponible para el proyecto.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse): Desarrollar un plan que incluya la posibilidad de reasignar tareas. También, promover activamente el programa de servicio social y prácticas profesionales en las diferentes dependencias de la UANL para mantener un flujo constante de participantes.

• Evidencia 1
• Evidencia 2
• Evidencia 3
• Oficio del proyecto
• Anexo I. Resumen Ejecutivo - Anexo II. Potencial de Transferencia de Soluciones TIC
• URL:ded.uanl.mx
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• URL: Dirección de Educación Digital