La Universidad de Guanajuato, en cumplimiento de su marco normativo y comprometida con los principios establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional 2021-2030, reconoce la importancia de contar con procesos sólidos, objetivos y articulados para el ingreso, promoción y permanencia del profesorado de carrera. La entrada en vigor del Reglamento del Personal Académico, así como la definición de Criterios de Valoración institucionales, establece un nuevo escenario que requiere mecanismos de gestión acordes con esta normatividad. En este contexto, surge la necesidad de una solución tecnológica integral que permita automatizar, ordenar y sistematizar los procesos asociados a las trayectorias académicas, brindando soporte a los órganos colegiados en su función evaluadora. Esta herramienta permitirá fortalecer la trazabilidad, la transparencia y la eficiencia institucional, al tiempo que impulsa la mejora continua, el desarrollo académico del profesorado y latoma de decisiones estratégicas, en concordancia con los principios de calidad, equidad y pertinencia que guían la vida universitaria.

Impulsar la digitalización y automatización de los procesos de promoción, ingreso y permanencia del personal académico en la Universidad de Guanajuato, alineados a la estrategia del "Rumbo Académico" de la planeación institucional expresada en el PLADI 2021-2030, por medio de la definición clara del proceso y de la creación e implementación de una plataforma tecnológica que facilite la gestión, evaluación y seguimiento de expedientes digitales, acorde con las normatividad académica institucional, promoviendo una gestión más eficiente, transparente y orientada a la mejora continua.

• Etapa: Análisis. El equipo de Tecnologías, en colaboración con la Unidad de Apoyo al Desarrollo Educativo (UADE), se realizó el análisis y el diseño del sistema. Se llevaron a cabo entrevistas con el personal responsable de los procesos de gestión de expedientes y evaluación, con el fin de comprender a fondo las necesidades y el flujo operativo. En este caso específico, el diseño está enfocado en apoyar el proceso correspondiente a la Convocatoria de Promoción de Categorías del Profesorado.
• Etapa: Diseño y Prototipado. Durante esta etapa, se traducen los requerimientos funcionales y la lógica del negocio en un prototipo que refleje las necesidades del proceso. Se abordan las fases del flujo que incluyen: El registro de actividades del profesor en la plataforma de producción académica, La integración de dichas actividades a la convocatoria correspondiente y el seguimiento a la evaluación de los expedientes. Como resultado: una maqueta funcional en herramientas como el Adobe XD.
• Etapa: Arquitectura. Se construye la arquitectura para los módulos y funcionalidades definidos en las etapas de análisis y diseño. El objetivo es desarrollar una estructura que permita una integración eficiente y flexible para habilitar la creación de distintas convocatorias, cada una con reglas específicas. La arquitectura se basa en componentes como vistas, triggers, funciones y procedimientos almacenados, los cuales permiten una mayor cohesión e interoperabilidad entre los módulos.
• Etapa: Desarrollo "Administrador". Se inicia el desarrollo de cuatro módulos, comenzando con el Administrador de la Convocatoria, mismo que permite realizar las configuraciones necesarias para el funcionamiento del sistema, entre las que se incluyen: 1-Definición de categorías, fracciones, criterios y evidencias, 2-Vinculación de actividades de producción académica, 3-Registro de usuarios evaluadores, 4-Administración de etapas y fechas clave del proceso, 5-Generación y gestión de reportes.
• Etapa: Desarrollo "Integración del Expediente". Permite al Profesorado participar en la convocatoria y conformar su expediente, a partir de sus actividades académicas previamente registradas en la Plataforma de Producción Académica, organizadas según fracción, criterio y evidencia. Esto facilita la identificación de las actividades para cumplir con los requisitos para la categoría a la que aspira.
• Etapa: Desarrollo "Evaluación". Permite que las Comisiones lleven a cabo la evaluación de los expedientes del Profesorado. Los evaluadores pueden consultar cada actividad y sus evidencias, organizadas por fracción y criterio, de acuerdo con la categoría a la que aspira. Incorpora indicadores clave, un resumen general del expediente y comentarios emitidos por pares externos o Comisiones anteriores, elementos que respaldan a los evaluadores en la emisión de los dictámenes finales.
• Etapa: Desarrollo "Dashboard". A través de una interfaz dinámica, las autoridades universitarias visualizan indicadores clave como el total de participantes esperados, registrados y evaluados, así como gráficos que muestran la distribución por categoría solicitada, el número de registros diarios yla carga de actividades en el módulo de "Producción Académica". Además, se incluyen proyecciones económicas, tanto globales como individuales por participante.
• Etapa: Laboratorios de Usabilidad UX. Dentro de nuestro marco de trabajo, el equipo de tecnologías elabora pruebas de usabilidad con los usuarios finales (Profesorado), lo que permite evaluar la facilidad y eficacia de la interacción de los usuarios con el producto, tratando de identificar problemas de uso y oportunidades de mejora desde la perspectiva del usuario final. En dichas pruebas se atendieron con 5 profesores seleccionados a discreción.
• Etapa: Atención a problemas de uso y oportunidades de mejora. Con base en el reporte obtenido en los Laboratorios de Usabilidad, se atienden las áreas de oportunidad de acuerdo al punto de vista del usuario final, dando como resultado un producto alineado a necesidades finales del usuario.

• Asignación eficiente de los recursos
• Reducción en los costos en la Institución
• Finanzas sanas
• La continuidad del negocio
• Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
• Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
• Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
• Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.
• Estrategias de sustentabilidad

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada

• Administrativos
• Docentes

Categoría del proyecto:

• Innovación de la gestión mediante las TIC
• Producto: Software - Aplicación Web

• Dra. Claudia Susana Gómez López: Rector
• Dr. Salvador Hernández Castro: Secretario General
• Dra. Diana del Consuelo Caldera Gónzales: Secretaría Académica
• Dra. Graciela Ma. De la Luz Ruiz Aguilar: Secretaría de Gestión y Desarrollo
• Mtro. José Alejandro Sánchez Ortega: Director de Servicios de Tecnologías de la información
• Cristian Eduardo López Aguierre: Coordinador de Arquitectura de Software
• Ana Rosa Romero Balderas: Jefa de Departamento de Desarrollo Docente
• Elsa Verónica Gómez Tafoya: Titular de la Unidad de Apoyo al Desarrollo Educativo
• Oscar Salazar Rodriguez: Jefe del Departamento de Sistemas de Información
• Daniela Mata Hernández: Administrativo
• Alicia Ávalos Carrillo: Administrativo
• Osvaldo Miranda Durán: Desarrollador
• Guillermo Álvarez Olmos: Desarrollador
• Juan José Parra Rocha: Diseñador
• Clara Araceli Ramírez Becerra: Evaluador UX
• José Rafael Rico Villaseñor: Coordinador de Proyectos de Software
• Jesús Arellano Gómez: Ex Titular de la Unidad de Apoyo al Desarrollo Académico
• José Eleazar Barboza Corona: Ex Secretario Académico

Descripción del riesgo: Errores en la precarga automática de actividades de producción académica.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 24000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Permitir revisión y edición por parte del usuario antes del envío final, mostrar advertencias sobre registros faltantes, y mantener un historial en bitácora sobre los movimientos en las actividades.

 

Descripción del riesgo: Intermitencia en las comunicaciones en la Infraestructura de la Red Institucional.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 24000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Notificar al área de Redes para la atención del incidente, a través de la contención y remediación conjunta.

 

Descripción del riesgo: Falla en la integración o actualización de datos provenientes de plataformas externas (RH, PRODEP, SNI, etc.), lo que puede generar información incompleta o desactualizada en las fichas y expedientes.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 24000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Habilitar validaciones para detectar información faltante, permitir la carga manual controlada de datos críticos, y establecer comunicación directa con las áreas responsables para gestionar actualizaciones urgentes.

 

Descripción del riesgo: Errores en la configuración de la convocatoria (fechas, fracciones, criterios, etc.) por parte del usuario administrador, lo que puede afectar el registro y evaluación de postulaciones.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 24000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Incluir un proceso de revisión y validación previa antes de publicar convocatorias, y permitir ediciones controladas con bitácora durante las etapas iniciales del proceso.

Descripción del riesgo: Desempeño no satisfactorio en la Infraestructura de Cómputo Avanzado.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 24000

Acción a realizar(en caso de presentarse): Notificar al área de Operaciones para la atención , a través de la contención y remediación conjunta.

Nombre de la aplicación: Plataforma Tecnológica para la evaluación de expedientes digitales del Profesorado de Carrera de la Universidad de Guanajuato.

Especificación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas: C#,HTML, API REST, Web Services, CSS, Big Data, JQuery, Herramienta para generar gráficos, Business Intelligence, Vue.js, Net Core, Tailwind CSS, Microsoft SQL Server

Navegadores que soportan la aplicación: Safari, Firefox, Chrome, Opera

Tipo de aplicación Web: Desarrollo de software a la medida

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto: Desarrollo interno

Propietario de la Base de Datos: Desarrollo interno

Propietario del código fuente: Desarrollo interno

Link para consultar la aplicación: https://intranet2.ugto.mx/sadug/

• Galería de proyecto
• Galería de proyecto
• Galería de proyecto
• URL: Convocatoria del proceso de evaluación
• URL: Intranet UGTO
• URL:Sitio universitario

• ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:

  Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

• ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:

  Se tiene planeado para toda la vigencia

• ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:

  Se desconoce

• ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?:

  Sí existen mecanismos de participación